Gestión de riesgos de flotas: una guía completa para operaciones más seguras e inteligentes

Echemos un vistazo a los riesgos de flotas más comunes y cómo los proveedores de servicios de gestión de flotas pueden ayudar a las empresas a abordarlos de manera rápida y efectiva. Spoiler: no hay necesidad de múltiples soluciones costosas o personal adicional.

¿Qué es la gestión de riesgos de flotas?

La gestión de riesgos de flotas es como jugar al ajedrez: cada movimiento debe considerarse cuidadosamente para anticipar y manejar posibles amenazas antes de que surjan.

En términos más simples, la gestión de riesgos de flotas consiste en detectar, evaluar y abordar proactivamente los riesgos que podrían dañar la seguridad, la eficiencia o la rentabilidad de las operaciones de la flota. Una buena estrategia de gestión de riesgos de flotas garantiza que problemas menores, como los hábitos de conducción inseguros de un conductor o fallas mecánicas, no se conviertan en grandes dolores de cabeza, como accidentes costosos o averías inesperadas.

La esencia de la gestión de riesgos en flotas radica en tres pilares: la protección de los conductores, el mantenimiento preventivo de los vehículos y la garantía de la continuidad operativa segura y eficiente de las empresas. Para respaldar esto, los proveedores de servicios de gestión de flotas desempeñan un papel crucial, pues facilitan las tecnologías idóneas para abordar con eficacia cada riesgo significativo. 

Los 5 principales riesgos para las flotas

Los propietarios de flotas se enfrentan a una variedad de desafíos, pero algunos riesgos de la gestión de flotas son más comunes —y potencialmente más costosos— que otros. A continuación, se presentan cinco amenazas críticas que pueden afectar a flotas de cualquier magnitud e industria y en las que la intervención de los proveedores es imprescindible para ofrecer soluciones efectivas.

Colisiones vehiculares y otros accidentes en la carretera. Los accidentes son uno de los riesgos más significativos para cualquier flota. Según datos de la industria, la tasa anual de accidentes en flotas comerciales ronda el 20 %. Las colisiones pueden causar daños graves a los conductores, pero el impacto no termina ahí. A menudo resultan en reparaciones costosas, reclamaciones legales, aumento de las primas de seguro y retrasos en las entregas que pueden afectar negativamente la satisfacción del cliente.

Robo de vehículos y carga. El robo sigue siendo un problema extendido en todo el mundo. Mientras que América del Norte y América del Sur informan de la mayor cantidad de robos de carga, otros continentes están igualmente muy afectados. Según el informe de robo de carga de 2024 de BSI Consulting y TT Club, los principales focos de riesgo incluyen Brasil, México, la India, Estados Unidos, Alemania, Chile y Sudáfrica. Solo Brasil reportó registró cerca de dos robos de carga por hora, superando los 17000 casos en un solo año. El impacto va más allá del valor de los bienes robados, a menudo provocando entregas fallidas, clientes insatisfechos y tiempo perdido en la gestión de seguros e informes policiales.

Mantenimiento deficiente. Es posible que los problemas de mantenimiento no siempre sean el centro de atención, pero su nivel de riesgo es igualmente alto. Cuando los vehículos carecen del mantenimiento adecuado, la probabilidad de sufrir averías y accidentes se incrementa significativamente. Un estudio de la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA) de EE. UU. encontró que alrededor del 10 % de los accidentes de flotas son causados por problemas relacionados con el vehículo, a menudo debido a fallos como neumáticos desgastados o frenos defectuosos. Por lo tanto, ignorar el estado de un vehículo puede generar costes inesperados, retrasos y mayores riesgos de seguridad para los conductores y otros usuarios de la carretera.

Hábitos de conducción inseguros. El comportamiento de los conductores también juega un papel fundamental en la seguridad de la flota. Todas estas negligencias —el exceso de velocidad, el uso del móvil para enviar mensajes, comer o manejar estando fatigado, multiplican la probabilidad de sufrir un accidente. Por ejemplo, el Instituto de Transporte Virginia Tech descubrió que enviar mensajes de texto al conducir multiplica por 23 la probabilidad de sufrir un accidente, en comparación con conducir sin distracciones. Es posible que algunas de estas conductas parezcan insignificantes, sus consecuencias pueden ser lesiones graves o fatales para los conductores y terceros en la vía, además de generar responsabilidades legales, daños materiales a los vehículos e interrupción de las operaciones comerciales.

Incumplimiento normativo. Las regulaciones sobre seguridad, horas de conductor y emisiones son cada vez más estrictas en muchas regiones. El incumplimiento puede resultar en multas, tiempo de inactividad del vehículo y consecuencias legales. Más allá del impacto inmediato, un historial de incumplimiento puede dañar la reputación de una empresa y provocar la pérdida de contratos u oportunidades.

Además, las empresas pueden enfrentarse a riesgos adicionales en la gestión de flotas, como condiciones climáticas extremas, incidentes médicos o riesgos específicos de la industria. Sin embargo, los cinco riesgos descritos anteriormente son los más extendidos y, si no se abordan, pueden provocar interrupciones financieras y operativas.

¿Cómo prevenir todos estos riesgos?

Exploremos las tecnologías modernas que los proveedores de servicios de gestión de flotas pueden utilizar para ofrecer soluciones efectivas, ayudando a los propietarios de flotas a prevenir los riesgos comunes antes de que se conviertan en problemas costosos.   

Afortunadamente, abordar los desafíos de riesgos de flotas no exige necesariamente el uso de múltiples herramientas aisladas. De hecho, algunos de los sistemas de software actuales están diseñados para abordar varios riesgos a la vez. Veremos más de cerca cómo funciona esto en el próximo capítulo.

Colisiones vehiculares ➜ Medidas de seguridad preventivas

Una estrategia fundamental para prevenir las colisiones vehiculares es implementar el seguimiento de flotas en tiempo real. Esto permite a los gerentes de flota visualizar con precisión la ubicación y la velocidad de cada vehículo. Si un conductor presenta un patrón de exceso de velocidad o frenadas bruscas de forma habitual, dicho patrón puede ser identificado rápidamente para intervenir antes de que se materialice en un accidente. Además, las alertas en tiempo real posibilitan una respuesta inmediata ante cualquier comportamiento de conducción insegura en la carretera.

La gestión de rutas añade otra capa de seguridad. Al mantener a los conductores en rutas planificadas y conocidas, hay menos posibilidades de que se pierdan o se encuentren con peligros inesperados en la carretera. Si a esto se le añaden limitadores de velocidad o sistemas de alerta, resulta mucho más fácil garantizar que los conductores permanezcan dentro de zonas de velocidad segura, especialmente en áreas de alto riesgo.

Para ir aún más lejos, las cámaras con tecnología de IA y la videotelemática pueden detectar signos de distracción, fatiga u otros comportamientos de riesgo. Ya sea que un conductor esté revisando su teléfono o mostrando signos de somnolencia, el sistema emite una alerta instantánea, de modo que se pueden tomar medidas antes de que las cosas salgan mal.

➜ Ejemplo del mundo real  Una empresa de suministro de combustible en Honduras implementó una solución de gestión de riesgos de flotas con cámaras de IA y altavoces de notificación en cabina. El sistema controla el comportamiento del conductor y proporciona retroalimentación de voz instantánea para corregir acciones de riesgo en el momento. Como resultado, la compañía registró cero incidentes después de la instalación, lo que demuestra cómo las herramientas adecuadas pueden tener un impacto medible.

Robo de vehículos y carga ➜ Seguimiento y protección remotos

El seguimiento en tiempo real también desempeña un papel crucial en la prevención del robo de vehículos y carga. Permite a los gerentes de flota saber exactamente dónde se encuentran sus vehículos y carga y aumenta significativamente las posibilidades de recuperación si ocurre un robo. Si el rastreador GPS incluye una función de apagado remoto del motor, los gerentes de flota pueden incluso detener el movimiento del vehículo a distancia durante un presunto robo.

Geocercas es otra forma inteligente de aumentar la seguridad. Al establecer límites virtuales alrededor de áreas específicas, como un estacionamiento o un almacén, los gerentes reciben alertas instantáneas si un vehículo se sale de su zona designada y pueden actuar rápidamente para prevenir un uso no autorizado.

Por último, la videotelemática proporciona valiosa evidencia visual. Gracias a las cámaras instaladas dentro y fuera del vehículo, el sistema es capaz de no solo detectar y alertar sobre actividad criminal, sino también de registrar y archivar material visual clave. Si ocurre un incidente —ya sea robo de carga, descargas de combustible, retiro de piezas o un allanamiento—, el vídeo grabado mostrará exactamente lo que sucedió y quién fue el responsable.

➜ Ejemplo del mundo real  Uno de los distribuidores de productos petroleros más grandes de Irak implementó una solución de gestión de riesgos de flotas impulsada por Wialon para asegurar su flota de camiones cisterna. Como resultado, el robo de productos se redujo a cero. En caso de un incidente sospechoso, los equipos de seguridad ahora reciben alertas instantáneas y pueden responder sin demora. Además, el sistema almacena historiales completos de viajes, lo que facilita la recuperación de información relevante durante las investigaciones.

Mantenimiento deficiente ➜ Seguimiento automatizado del servicio

Los sensores IoT integrados en los vehículos hacen un seguimiento de componentes clave, como el estado del motor, la presión de los neumáticos y los niveles de batería. Las plataformas de gestión de riesgos de flotas convierten estos datos en elementos visuales fáciles de leer y envían alertas en tiempo real cuando algo está mal o fuera de los límites normales.

Las herramientas de gestión de mantenimiento permiten automatizar la programación y el rastreo, de modo que los propietarios de flotas pueden establecer recordatorios de servicio, controlar el historial de reparaciones y planificar el mantenimiento futuro sin tener que adivinar.

➜ Ejemplo del mundo real  Una empresa neerlandesa de alquiler de patinetes eléctricos utiliza software de gestión de flotas para controlar los niveles de batería y las ubicaciones de los patinetes en tiempo real. Con visibilidad total del estado de la batería 24/7, pueden programar el mantenimiento a tiempo, mejorar la planificación y prolongar la vida útil de la batería.

Conducción insegura ➜ Control y capacitación de conductores

Los conductores tienden a repetir hábitos de conducción inseguros, lo que significa que el riesgo de accidentes no desaparece por sí solo. Si bien la detección y las alertas en tiempo real ayudan a los gerentes a reaccionar rápidamente, reducir el riesgo a largo plazo requiere más que un simple seguimiento.

Los sistemas de control del comportamiento de los conductores rastrean y registran acciones clave como el exceso de velocidad, el frenado brusco, la aceleración rápida, los giros cerrados y el ralentí excesivo. Las cámaras de salpicadero y la videotelemática impulsadas por IA brindan aún más información al detectar distracciones, somnolencia o uso del teléfono al volante. Estos datos ayudan a los gestores de flotas a identificar a los conductores de alto riesgo a tiempo y tomar medidas antes de que esos hábitos provoquen accidentes.

Pero el cambio real y duradero se logra a través de la capacitación de los conductores. Los programas de entrenamiento personalizados basados en los datos de rendimiento del conductor pueden ayudar a corregir comportamientos inseguros. Las puntuaciones de los conductores y la gamificación hacen que el proceso sea más atractivo, mientras que las sesiones de capacitación periódicas mantienen la seguridad como prioridad y alineada con las regulaciones actuales.

➜ Ejemplo del mundo real  Una empresa minera líder en Tanzania mejoró la seguridad vial al integrar un sistema de control de conductores con cámaras de salpicadero con IA. El sistema registra los comportamientos inseguros como incidentes, rastrea las acciones de seguimiento y ayuda a construir una cultura de seguridad del conductor más sólida. Para fomentar los buenos hábitos, la empresa ahora recompensa con bonificaciones a los conductores que siguen sistemáticamente las pautas de seguridad.

Incumplimiento normativo ➜ Herramientas automatizadas de cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo de la flota es una responsabilidad clave para los gerentes. Puede abarcar desde las horas de conducción y los períodos de descanso de los conductores hasta la seguridad de los vehículos y el mantenimiento de registros digitales.

Mantener el cumplimiento es mucho más fácil con las soluciones de gestión de riesgos de flotas. Los sistemas de control de conductores detectan el comportamiento de riesgo en el momento en que ocurre, ayudando a las flotas a mantenerse alineadas con los estándares de seguridad. Las plataformas de gestión de riesgos de flotas recopilan todos los datos en un solo lugar y generan informes automatizados, lo que simplifica el seguimiento de las horas de trabajo, los descansos, las rutas y el uso de vehículos, para que los registros se mantengan precisos y actualizados. 

En este contexto, la videotelemática resulta igualmente valiosa. Utilizada junto con los sistemas de registro, proporciona evidencia visual de la actividad de conducción, ayudando a confirmar que los registros coinciden con lo que realmente sucedió en la carretera.

➜ Ejemplo del mundo real  Una importante empresa de logística en Bulgaria ha simplificado drásticamente su cumplimiento normativo mediante la automatización de las descargas de datos de tacógrafos digitales. El proceso, que antes consumía entre 15 y 20 días, se ha reducido ahora a tan solo 3 o 5 días. En lugar de localizar y guardar cada archivo manualmente (lo que generaba riesgos de errores y omisiones), el sistema impulsado por Wialon centraliza los datos para un acceso sencillo, garantizando el cumplimiento total de las regulaciones de la UE y una elaboración de informes internos más ágil.

¿Cómo gestionar los riesgos de manera efectiva con Wialon?

Podría pensar que gestionar todos estos riesgos exige múltiples soluciones específicas para flotas y un equipo de especialistas. Pero ese no es el caso. Wialon es una solución todo en uno para la digitalización de flotas, diseñada para ayudar a los propietarios de flotas a gestionar de forma eficiente y sencilla los riesgos más críticos.

La funcionalidad principal de Wialon incluye seguimiento por GPS, geocercas, planificación de rutas y alertas en tiempo real. Para necesidades más avanzadas, Wialon también ofrece herramientas de videotelemática, control del comportamiento de los conductores, gestión del mantenimiento de flotas y otras funcionalidades destinadas a minimizar los riesgos operativos y garantizar el cumplimiento normativo.

Tener todas estas herramientas en un sistema flexible ayuda a los proveedores de servicios a crear soluciones integrales de gestión de riesgos de flotas para sus clientes, cubriendo los principales riesgos y mejorando la eficiencia, la seguridad y la resiliencia general del negocio.

Wialon, la solución definitiva para la digitalización de flotas

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El potencial que una empresa puede alcanzar mediante un plan integrado de gestión de riesgos de flota

La gestión eficaz de riesgos de flotas no se limita a la prevención de accidentes o la reducción de facturas de reparación, sino que es un motor potente para el aumento de ingresos y el éxito empresarial a largo plazo. Con un programa claro de gestión de riesgos de flota, las empresas pueden dejar atrás la resolución reactiva de problemas y pasar a una planificación proactiva, liberando tiempo, recursos y enfoque para escalar sus operaciones y alcanzar objetivos estratégicos.

Los proveedores de servicios de gestión de flotas desempeñan un papel clave para hacer posible este cambio. Al desarrollar e implementar soluciones de gestión de riesgos de flotas adaptadas a las necesidades de sus clientes y respaldarlas con apoyo experto, pueden ayudar a las empresas a abordar múltiples riesgos a través de un enfoque único e integrado.

Cuando se realiza correctamente, la gestión de riesgos de flota desbloquea una amplia gama de beneficios, que incluyen:

• Productividad mejorada.  Al prevenir el tiempo de inactividad debido a accidentes o fallos de vehículos, las flotas pueden mantener una mayor eficiencia operativa y entregar los proyectos a tiempo.
• Reducción de las primas de seguro. Las flotas más seguras generan menos reclamaciones y, con el tiempo, esto puede permitir a las empresas acceder a primas de seguro más bajas, lo que se traduce en un ahorro de costes considerable.
• Mejor retención de conductores. Cuando un gerente de riesgos de flota promueve prácticas de conducción seguras, respaldadas por políticas claras, entretenimiento efectivo y herramientas modernas, es más probable que los conductores se sientan valorados, protegidos y motivados a adoptar hábitos más seguros. Todo esto puede conducir a una mayor satisfacción laboral y retención.
• Utilización optimizada de la flota. Mantener actualizados los informes de mantenimiento de los propietarios de flotas significa menos sorpresas y vehículos más duraderos. Las flotas bien mantenidas pasan menos tiempo fuera de servicio y más tiempo haciendo lo que deben: impulsar el negocio.
• Reputación más sólida y confianza del cliente. Los clientes de los propietarios de flotas notan cuando las cosas funcionan sin problemas. Mantener los estándares de seguridad, confiabilidad y transparencia ayuda a generar credibilidad, fortalecer las asociaciones y atraer nuevos clientes.
• Decisiones más inteligentes y basadas en datos. Las herramientas de gestión de riesgos de flotas ofrecen una gran cantidad de datos en tiempo real. Esta visibilidad ayuda a los gerentes a identificar tendencias, detectar ineficiencias y tomar decisiones mejor informadas que impulsan la mejora continua.
• Crecimiento estratégico y escalabilidad. Cuando el riesgo deja de ser una preocupación diaria, las empresas ganan espacio para crecer. Con las operaciones funcionando sin problemas, los líderes pueden concentrarse en escalar el negocio, expandirse a nuevos mercados o diversificar servicios, sabiendo que la flota está bajo control.

Cuando los propietarios de flotas ven mejoras medibles en sus operaciones gracias a soluciones integradas, es un beneficio mutuo. Para los proveedores de servicios, esto se traduce en mayores oportunidades de venta adicional, márgenes más altos y una lealtad del cliente más sólida. En pocas palabras: cuando el negocio de un propietario de flota crece, también crece el negocio del proveedor de servicios de gestión de flotas.

Conclusión

Los riesgos de flota siempre están presentes, pero con el enfoque correcto, no tienen por qué frenar su negocio. Si bien reducir los accidentes y recortar los costes de reparación son triunfos evidentes, el valor real de la gestión efectiva de riesgos de flotas va mucho más allá.

Facilita operaciones más ágiles, un rendimiento financiero más sólido y una reputación construida sobre la seguridad y la confiabilidad. En resumen, a largo plazo, la gestión de riesgos de flotas no se limita a evitar problemas, sino a desbloquear todo el potencial de su flota.

 

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