Gestión telemática de flotas para principiantes: explicaciones sencillas para clientes y empleados

Como proveedor de servicios telemáticos (PST), usted sabe que la telemática de flotas ofrece beneficios impresionantes. Sin embargo, comunicar su valor a su equipo de ventas o a sus clientes potenciales puede ser un verdadero desafío. Si no comprenden su potencial, se les escapará la forma en que la telemática es capaz de transformar cualquier negocio.

Si bien existen numerosas guías en Internet sobre los fundamentos de la telemática, la mayoría suelen ser demasiado técnicas o no abordan el lado práctico de la gestión telemática de flotas. Esto puede dejar a su equipo y a sus clientes confusos e incapaces de apreciar su verdadero valor.

Ahí es donde intervenimos. En este artículo, Wialon le ofrece una guía sencilla sobre telemática y gestión de flotas, repleta de información clave, ejemplos de la vida real y respuestas a preguntas frecuentes. Utilícela para sus actividades de marketing o como una práctica herramienta de formación.

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¿Quién se beneficia de la telemática para la gestión de flotas?

Así que está en busca de nuevos clientes a quienes ofrecer sus servicios telemáticos y de gestión de flotas.

Entre sus clientes potenciales se encuentran:

• Empresas de logística o transporte
• Empresas de alquiler y leasing
• Servicios de transporte público
• Car sharing y otros proyectos de movilidad inteligente
• Servicios municipales, como recogida de residuos y mantenimiento de carreteras
• Servicios de emergencia
• Organizaciones sin ánimo de lucro 
  

Y la lista no termina ahí. Cuando profundicemos en los beneficios de la telemática para la gestión de flotas y la digitalización de flotas, verá que las posibilidades son enormes y las oportunidades están a su alcance.

¿Qué es la telemática de flotas?

Escuchamos mucho la palabra telemática, pero ¿están usted y sus clientes realmente al tanto de lo que implica? Es fundamental que todos entendamos su alcance. Aclaremos el concepto.

La telemática de flotas es una tecnología que permite el rastreo y la visualización en tiempo real de diversos parámetros de un vehículo.

Estos parámetros pueden ser datos habituales, como la ubicación, la velocidad o el consumo de combustible. Pero también pueden ser más específicos. Por ejemplo, usted puede hacer el seguimiento de los niveles de batería en los vehículos eléctricos (VE), controlar la temperatura en vehículos refrigerados o verificar el peso del vehículo para asegurar el cumplimiento de los límites de carga en carretera.

¿Por qué es tan importante el seguimiento para gestionar una flota? Porque, como bien se dice, “lo que se mide, se gestiona”. Es el primer paso fundamental para lograr mejoras significativas a largo plazo.

Telemática, gestión de flotas y GPS: conceptos clave y diferencias

La telemática no es lo mismo que la gestión de flotas o el seguimiento por GPS.

¿Cuál es la diferencia entre telemática y GPS? El GPS es una tecnología que rastrea la ubicación de un vehículo a través de satélites. Simplemente le muestra en un mapa dónde se encuentra el vehículo. En contraste, la telemática es mucho más amplia. Recopila información de diversos sensores (incluido el GPS) sobre el vehículo. No se limita a indicar la ubicación, sino que también permite el control de la velocidad, el consumo de combustible, el comportamiento del conductor y mucho más. 

¿Cuál es la diferencia entre telemática y gestión de flotas? La gestión de flotas va mucho más allá de la telemática. Es un área extensa que abarca todos los aspectos de las operaciones de los vehículos, desde la adquisición y el mantenimiento de los coches hasta el seguimiento del rendimiento de los conductores. Su objetivo final es obtener el máximo rendimiento de la flota. La telemática es una tecnología que le ayuda a conseguirlo. Proporciona datos en tiempo real sobre el desempeño de vehículos y conductores, mostrando cómo funciona la flota en general. A veces, esto es suficiente. Pero otras veces, las organizaciones requieren más, por lo que los gestores de flotas también pueden utilizar tecnologías adicionales.

Por ejemplo, Wialon es una plataforma de telemática y gestión de flotas que se encarga de tareas clave como el rastreo de vehículos, el control de combustible y el seguimiento del comportamiento de los conductores. Esto cubre la mayoría de las necesidades. Sin embargo, algunas flotas tienen otras necesidades específicas: gestión de reclamaciones, cumplimiento normativo, contabilidad, etc. Para ello, utilizan software especializado. Wialon se integra con estos sistemas para asegurar que todo funcione a la perfección.

¿Cómo funciona la telemática?

La telemática es una herramienta clave para controlar vehículos y rastrear todos los datos que estos generan. En esencia, recopila información del vehículo de varias fuentes, la procesa y presenta los resultados de manera clara y completa.

A continuación se lo explicamos.

Recogida de datos

Para recolectar datos sobre cada parámetro de un coche en funcionamiento, un sistema telemático necesita dispositivos como rastreadores, sensores u otro tipo de hardware. Estos dispositivos pueden ser:

• Integrados: vienen instalados de fábrica por el fabricante del equipo original (OEM). Muchos coches nuevos ya cuentan con sistemas de seguimiento integrados.
• Posventa: se instalan después de la compra del vehículo. Estos dispositivos suelen adaptar vehículos más antiguos que no tienen tecnología telemática integrada o añaden datos adicionales a los que ya recogen los dispositivos integrados.

Entre los dispositivos que se utilizan se incluyen localizadores, sensores de nivel de combustible, sensores de temperatura, acelerómetros, etiquetas RFID (identificación por radiofrecuencia), tacógrafos, cámaras de salpicadero, registradores de eventos, balizas Bluetooth o Wi-Fi para el rastreo de activos, entre otros.

Durante décadas, la telemática posventa y la de los fabricantes de equipos originales compitieron. Sin embargo, actualmente, los fabricantes de equipos originales están incluyendo activamente la telemática posventa en sus estrategias. Puede encontrar más información sobre esta tendencia en el artículo de Forbes de Aliaksandr Kuushynau.

Transferencia de datos

La siguiente gran pregunta es cómo enviar los datos desde donde se captan, es decir, un vehículo, a un sistema telemático de rastreo de flotas. 

Existen varios métodos populares para transmitir estos datos y la plataforma telemática puede funcionar con cualquiera de ellos:

• Tecnologías de comunicación celular. Este es el método más común que utiliza redes móviles para transmitir datos desde el vehículo. Algunos ejemplos son 3G, 4G LTE y 5G. Para utilizar estas redes, los dispositivos necesitan una tarjeta SIM física o eSIM.
• Tecnologías de comunicación por satélite. Este método no necesita torres, por lo que es perfecto para zonas remotas. Los datos se envían desde el vehículo a los satélites, que los retransmiten a las estaciones terrestres y finalmente a los dispositivos receptores. Para ello, los dispositivos tienen que ser compatibles con satélites o rastreadores de modo dual.
• Wi-Fi. Wi-Fi es una opción para la transmisión de datos de corto alcance. El vehículo debe tener un módulo Wi-Fi a bordo o estar al alcance de un punto de acceso Wi-Fi, sin necesidad de redes celulares. 

¿Qué hacer cuando los vehículos se encuentran en zonas sin conectividad? Los dispositivos telemáticos suelen almacenar estos datos en una caja negra, similar a las de los aviones, hasta que recuperan la señal y pueden enviarlos de vuelta.

Almacenamiento de datos

Mediante una de las tecnologías de comunicación, los datos del vehículo se envían a la plataforma telemática. La plataforma, que puede estar basada en la nube o en un servidor, recopila, analiza y muestra los datos para su seguimiento y control. 

Aunque las soluciones telemáticas en la nube son más populares, algunas empresas siguen necesitando la telemática basada en servidor. Es posible que necesiten soluciones in situ para mejorar la seguridad de los datos, debido a una internet deficiente o para cumplir la normativa.

Análisis telemático de flotas

La plataforma procesa los datos y los muestra de diversas formas en un ordenador en la oficina o en un teléfono sobre el terreno.

• Mapas. Muestran dónde están los vehículos y hacia dónde se dirigen.
• Gráficas y diagramas del tablero. Visualizan las cifras importantes y facilitan la comprensión rápida de los datos.
• Informes. Ofrecen explicaciones detalladas y análisis de los datos a lo largo del tiempo.
• Notificaciones. Envían alertas inmediatas en caso de eventos críticos o anomalías.

Otros usos

Usted puede acceder a estos datos en el formato que desee y utilizarlos para encontrar respuestas a muchas preguntas. 

Según los comentarios de los socios de Wialon, estas son algunas preguntas comunes que la telemática ayuda a resolver:

• ¿Cómo podemos ahorrar combustible?
• ¿Cuál es la mejor manera de evitar averías y tiempos de inactividad?
• ¿Cómo podemos encontrar la ruta de entrega más rápida?
• ¿Cómo podemos hacer que nuestra conducción sea más segura y reducir los accidentes?

Principales características de un sistema telemático de gestión de flotas

Aquí tiene una lista de las características más populares de los sistemas telemáticos avanzados que le ayudan a mejorar la operación de su flota.

Rastreo en tiempo real

Esta es la función más básica de cualquier sistema de gestión de flotas, el primer paso hacia una mayor visibilidad de la flota. Le ayuda a rastrear la ubicación exacta de un vehículo en un mapa digital.  

Geocercas 

Esta función le permite establecer zonas específicas para fines especiales. Por ejemplo, una empresa puede designar un área para entregas o delimitar zonas restringidas por motivos de seguridad. Cuando un vehículo entra o sale de estas zonas, el sistema envía una alerta. Esto ayuda a los gerentes a responder rápidamente para evitar cualquier problema y mantener el control.

Control de combustible

El consumo de combustible es el mayor coste de las flotas. Esto no cambiará hasta que todo el mundo se pase a las flotas eléctricas, lo que podría tardar años. Mientras tanto, los propietarios de flotas confían en la telemática para controlar y calcular con precisión el consumo de combustible.

Notificaciones instantáneas

Estas notificaciones sirven para varios propósitos: desde alertas SOS de emergencia si un conductor es atacado, hasta alertas de sistemas telemáticos que detectan conducción somnolienta y notificaciones sobre cualquier acción necesaria.

Alertas de mantenimiento

Cuando se trata de reparaciones, la telemática interviene para evitar averías y reparaciones no programadas. La telemática utiliza diagnósticos del vehículo y el estilo de conducción y proporciona avisos anticipados sobre el mantenimiento requerido.

Optimización de rutas

La telemática analiza los datos para encontrar rutas eficientes: aquellas en las que los conductores se mueven con rapidez, consumen menos combustible y evitan los retrasos del tráfico. Y cuando la telemática se conecta con las aplicaciones para obtener información actualizada sobre el tiempo o el tráfico, ajusta las rutas al instante para evitar accidentes o atascos.

Las 5 principales ventajas de la telemática

Hablemos ahora de las ventajas. Al fin y al cabo, la telemática es una inversión. Naturalmente, las flotas quieren saber qué retorno de la inversión pueden esperar.

Ahorro de costes

Gestionar una flota es un negocio caro y todo propietario quiere reducir sus gastos. Los principales factores de coste son:

• Consumo de combustible
• Mantenimiento y reparaciones
• Multas de los conductores 
• Multas por incumplimiento 
• Vehículos robados o perdidos

La telemática le ayuda a reducir estos costes y a hacer más estable su empresa. Cuando no tiene gastos operativos inesperados e irrazonables, puede utilizar mejor los recursos, estudiar nuevas posibilidades e invertir en lo que dará resultados.

Ejemplo. El principal importador de combustible del Líbano redujo los costes de combustible hasta un 23 %, gracias al control del consumo de combustible en tiempo real y a la videotelemática.

Mayor eficiencia

Hacer que la gestión de flotas sea más eficiente va más allá de simplemente acelerar los procesos. Se trata de mejorar el rendimiento general. Esto incluye la entrega a tiempo para satisfacer las necesidades del cliente. Además, significa recortar los costes de combustible, reducir el tiempo de inactividad de los vehículos y aumentar la seguridad de los conductores.

Ejemplo. Un proveedor líder de soluciones IoT para la cadena de frío en los EAU utilizó la plataforma telemática de gestión de flotas Wialon para optimizar las rutas y reducir el tiempo de inactividad de los conductores. Como resultado, lograron una tasa de éxito del 98,2 % en las entregas garantizadas al día siguiente, en comparación con el estándar del sector del 70%. 

Seguridad proactiva

En la gestión de flotas, la seguridad es clave. Significa prevenir accidentes y garantizar el bienestar de los conductores. Además, es importante cumplir la normativa. Esto ayuda a crear una cultura de seguridad en la empresa que protegerá tanto a los conductores como a los activos.

Ejemplo. Una empresa energética internacional mejoró en un 95 % el control del comportamiento de los conductores y el cumplimiento de la normativa laboral utilizando las notificaciones y la videotelemática de su sistema telemático.

Gestión eficaz de activos

Una gestión eficaz de los activos significa aprovechar al máximo los recursos disponibles. La telemática le ayuda a localizar los activos. Además, mejora el uso de los activos, reduce los costes de mantenimiento y alarga su vida útil.

Ejemplo. Una empresa especializada en el transporte de mineral de cobre aumentó sus ingresos un 15 %. Utilizaron la telemática por GPS para el rastreo de volquetes y descubrieron que podían transportar más mineral sin sufrir daños. Esto les ahorró la compra de nuevos y caros volquetes.

Información basada en datos 

Por supuesto, la telemática y la gestión de flotas no se limitan a resolver problemas operativos. Lo que es más importante, le ayudan a crear estrategias. Estas estrategias se basan en datos, transparencia operativa e información. Como resultado, las empresas pueden mejorar su planificación, optimizar los flujos de trabajo y seguir siendo competitivas.

Ejemplo. Una empresa de helados de Sri Lanka ahorra más de un 35 % en mano de obra y costes de transporte con un sistema telemático de transporte. El sistema controla la temperatura de los contenedores lo que minimiza los incidentes de helado derretido. Como resultado, la empresa no tiene que reponer los productos estropeados.

¿Qué incluyen los servicios telemáticos?

Los clientes tienen diversas necesidades en cuanto a soluciones telemáticas. Por eso, es fundamental que tanto usted como su cliente comprendan lo que requieren ahora y hacia dónde desean evolucionar. 

Nivel 1: Rastreo de parámetros

Muchas empresas inician a pequeña escala. Necesitan soluciones sencillas que controlen parámetros específicos para ahorrar dinero, evitar multas y cumplir con la normativa.

• Normas del tacógrafo. Estas normas regulan los periodos de conducción y descanso. Son cada vez más estrictas en la UE, especialmente con las actualizaciones 2024/1258 que modifican las pausas mínimas y los periodos de descanso. En EE. UU., estas normas también son rigurosas según el mandato ELD de 2017. Las flotas pueden recibir cuantiosas multas si los conductores no respetan las normas sobre horas de trabajo, tiempo de conducción y descansos.
• Requisitos de seguimiento de la carga. Dictan el peso máximo que una carretilla elevadora o un vehículo puede manejar de forma segura. La telemática ayuda a controlar esto con sensores de peso, alertas en tiempo real e informes periódicos de los datos de carga. Esto ayuda a los gestores de flotas a controlar y garantizar el cumplimiento de la normativa sobre cargas.
• Control de emisiones de CO2. Las flotas deben adherirse a una estricta normativa de sostenibilidad para evitar multas. La UE ya ha adoptado numerosos actos jurídicos sobre informes detallados de CO2 que se aplican a todas las grandes empresas que operan en la UE (incluso las que tienen su sede fuera de la UE) a partir de 2024. EE. UU. también se está preparando para implementar normativas similares. Por tanto, la demanda global de rastreo y notificación de las emisiones de CO2 es cada vez mayor. 

Wialon incluye herramientas para calcular la huella de carbono de su flota. Puede seleccionar una fórmula preestablecida o personalizar una según sus necesidades. Obtenga más información en el blog de Wialon.

Nivel 2: Aumento de la productividad de la flota

El rastreo básico ayuda a las empresas a crecer. Cuanto más crecen, más complejas se vuelven sus operaciones y con esa complejidad surgen problemas más serios. 

Su flota se duplica, luego se triplica. Pronto, las empresas comienzan a enfrentar dificultades con la planificación de rutas, el mantenimiento de los vehículos y la seguridad de los conductores en una operación mucho mayor. Aquí es donde necesitan soluciones más avanzadas.

En Wialon, hemos visto esto suceder muchas veces.

Aquí tiene un ejemplo de nuestro socio. Comenzaron con el rastreo de máquinas frigoríficas para un gran cliente en el Líbano. Sin embargo, pronto el cliente se enfrentó a desafíos más complejos: gestionar distintas fuentes de energía, rutas no optimizadas, la ausencia de seguimiento de los conductores y el robo de combustible. Dado que la telemática demostró ser confiable, decidieron utilizarla para más que el simple rastreo. El PST implementó el seguimiento por vídeo dentro de los camiones para vigilar a los conductores, configuró informes y notificaciones, añadió la identificación de conductores y ayudó a optimizar las rutas.

“Prácticamente utilizamos todas las funciones disponibles en Wialon. Después de 6 meses, el cumplimiento de los conductores era del 100 %. Ahorraron un 23 % en combustible, tuvieron cero accidentes relacionados con los conductores y redujeron las multas en un 60 %.”

Peter Chalhoub, Regional Sales Manager, MaliaTec

Nivel 3: Automatización total 

En el siguiente paso, las empresas buscan integrar sistemas telemáticos aún más sofisticados. Estos sistemas no solo rastrean y analizan datos en tiempo real; además comienzan a hacerse cargo por completo de las tareas rutinarias. 

¿Qué puede automatizarse? Las oportunidades son ilimitadas. Aquí tiene algunos ejemplos:

Ejemplo 1: Una empresa que trabaja con transportistas externos para transportar sus productos ha implementado un sistema de control de acceso automatizado para vehículos. Han equipado los vehículos con sensores de proximidad y un lector RFID. Esta configuración permite un rastreo preciso de la entrada y salida de los vehículos, así como del tiempo que pasan en las instalaciones.

Ejemplo 2: Una empresa de Oriente Medio, especializada en la exploración, extracción y exportación de minerales, cuenta con una flota de 1000 vehículos. Implementaron un sistema de seguimiento minero para resolver la distribución ineficiente de sus vehículos. La solución automatiza el envío de máquinas mineras para perforación, extracción y construcción de carreteras.

Ejemplo 3: Una entidad ejecutiva estatal deseaba integrar servicios electrónicos en el transporte público. Adoptaron el sistema de gestión del transporte público de Wialon. Esta solución controla el flujo de pasajeros, crea y ajusta automáticamente las rutas y horarios de los autobuses y optimiza las rutas en respuesta a atascos, obras en la carretera y otros eventos.

¿Esto es todo en telemática? ¡De ningún modo! Estamos avanzando hacia un nuevo nivel.

¿Cuál es el futuro de la gestión telemática de flotas?

Las empresas eligen cuidadosamente a sus proveedores de servicios telemáticos, buscando socios a largo plazo. Para ganarse su confianza, debe demostrar que puede gestionar tanto sus necesidades actuales como las futuras. 

Con Wialon, esto es sencillo. Siempre estamos añadiendo nuevas funciones para mantener su servicio alineado con sus necesidades cambiantes.

IA para la automatización y mejores decisiones

En Telematics Vilnius 2023, una conferencia anual tradicional para la comunidad de Wialon, el CEO de Gurtam, Aliaksei Shchurko, habló sobre el papel de la IA en la gestión de flotas. La IA puede ofrecer sugerencias personalizadas, automatizar tareas rutinarias y facilitar la gestión de flotas. Por ejemplo, un chatbot de IA puede detectar anomalías en los informes y ofrecer recomendaciones.

Cómo destaca Wialon en IA. La IA es un gran foco de Wialon para desarrollar aún más nuestra plataforma. Paso a paso, iremos integrando gradualmente la automatización basada en IA. Permanezca atento. 

Nuevos parámetros para vehículos eléctricos (VE) y flotas más sostenibles 

El cambio hacia la sostenibilidad en la gestión de flotas es cada vez más crucial. Los gobiernos impulsan recortes significativos en las emisiones contaminantes y tienen previsto prohibir la venta de vehículos a gasolina y diésel a partir de 2035. 

Pero cambiar a flotas ecológicas es costoso. Ahora, las flotas más pequeñas no pueden permitirse apostar por los vehículos eléctricos o autónomos.

La telemática ayuda a las flotas a empezar poco a poco y de forma inteligente. Realiza un rastreo de las emisiones de carbono y encuentra formas de reducirlas. Además, está estudiando nuevas formas de hacer que los vehículos eléctricos de algunas flotas sean más ecológicos. 

El reto consiste en que se necesitan herramientas tecnológicamente avanzadas, las cuales aún no están disponibles en todos los sistemas telemáticos.

Cómo destaca Wialon en las iniciativas de flotas ecológicas. En 2023, incorporamos una función integrada para nuestros clientes sin coste adicional: el cálculo automático de CO₂. Además, este año, comenzamos a medir los niveles de batería en vehículos eléctricos. Seguimos sumando funciones ecológicas y planeamos seguir innovando.

Videotelemática para la seguridad del conductor y el cumplimiento de la ley

Berg Insight considera la videotelemática una gran tendencia en la gestión de flotas. Su crecimiento es más rápido en EE. UU. y la UE que el de la telemática en general, con tasas del 19 % y el 18 % respectivamente. 

A medida que el hardware y la conectividad se vuelven más económicos, la videotelemática es más asequible. Esto facilita a los proveedores de servicios de telemáticos explicar sus ventajas a los clientes potenciales y cerrar acuerdos.

Cómo destaca Wialon en videotelemática. En 2021, Wialon lanzó la primera edición de una solución de videotelemática. Combinaba varias funciones de vídeo en un solo paquete. Desde entonces, la hemos actualizado continuamente, integrando más DVR móviles y cámaras para vehículos, y mejorando la interfaz.

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Resumen

Esperamos que esta información le ayude a conectar mejor con su futuro cliente. En nuestro blog, compartimos regularmente consejos de expertos sobre telemática y gestión de flotas, hablamos de nuestros eventos y publicamos actualizaciones y anuncios. Échele un vistazo y suscríbase para estar al día de las tendencias en gestión de flotas y las noticias de nuestra comunidad.