Système de gestion du transport du personnel pour une entreprise de vêtements au Sri Lanka

Brandix Apparel est le plus grand exportateur de vêtements du Sri Lanka, contribuant à plus de 3 % du PIB du pays. L'entreprise utilise plus de 1000 véhicules gérés par 23 unités commerciales pour transporter environ 20 000 employés sur une base programmée, ainsi que pour transporter le personnel à la demande lorsqu'ils doivent se déplacer entre les unités commerciales, visiter des clients/fournisseurs, etc. L'entreprise recherchait une solution de gestion du transport des employés afin de faciliter la gestion du transport d'entreprise.

• Brandix Apparel loue sa flotte auprès de plusieurs propriétaires de véhicules, qui sont payés mensuellement sur la base d'un tarif préalablement convenu par kilomètre. Les propriétaires de véhicules fournissent principalement un seul véhicule. Par conséquent, le nombre de propriétaires de véhicules est presque équivalent au nombre d'unités de transport. Cette situation complique considérablement la gestion du transport.
• L'entreprise devait traiter 50 000 demandes de transport chaque mois.
• Lors des trajets approuvés, les véhicules étaient souvent mal utilisés. Sans la solution de gestion du transport des employés, il était difficile de le prouver. Ainsi, même en cas de doute, le différend était généralement résolu en faveur des propriétaires de véhicules. 
• Lorsque plusieurs employés de différents départements se déplaçaient dans la même direction, il était impossible de partager les trajets car ils étaient gérés par des équipes indépendantes dans chaque unité commerciale. Par conséquent, plusieurs véhicules étaient alloués pour des trajets pouvant être partagés, ce qui augmentait les dépenses non désirées.
• Le budget de transport était souvent dépassé, et la gestion du transport des employés pouvait aider l'entreprise à fixer des budgets et à éviter les paiements excessifs.
• Le tarif des trajets quotidiens programmés était fixe. Même si certains employés étaient absents certains jours, réduisant ainsi le kilométrage, le paiement pour un trajet restait le même en raison de la complexité des calculs.

Solution

Brandix Apparel s'est adressé au partenaire Wialon, KLOUDIP, Sri Lanka, pour une solution de gestion du transport des employés permettant à l'entreprise de vêtements de rationaliser le transport d'entreprise.

La solution se compose de la plateforme GOFER pour la gestion du transport du personnel, de la plateforme Wialon pour le suivi GPS et l'IoT, et des trackers Xirgo FMS500 Light et Concox GV26 installés sur tous les véhicules. Cette combinaison offre une liste impressionnante de nouvelles fonctionnalités pour le client :

• Un employé du client demande des véhicules via la plateforme GOFER de gestion du transport des employés et attend l'approbation du responsable. Après l'approbation du trajet, un répartiteur l'affecte à un conducteur. Le conducteur accepte le trajet et se rend à l'endroit spécifié pour prendre l'employé.
• Les répartiteurs peuvent configurer les réservations pour les trajets récurrents avec plusieurs points de prise/de dépose.
• En fonction du kilométrage estimé ou réel, les conducteurs peuvent être payés pour les trajets effectués.
• Les employés peuvent facilement commander un trajet partagé. Il leur suffit de spécifier plusieurs points de prise lors de la demande.
• Les responsables peuvent voir les trajets en attente d'approbation, la distance estimée, le coût estimé, le lieu de départ du trajet et son lieu d'arrivée.
• Si le trajet est rejeté, l'employé reçoit une notification avec le motif.
• Le répartiteur peut filtrer par conducteur à tout moment et sélectionner les trajets effectués pour le paiement en fonction du kilométrage réel ou pré-estimé.
• La plateforme de gestion du transport des employés permet de définir un budget pour le transport. Si le coût du trajet dépasse le budget, celui-ci sera rejeté. 
• GOFER a été intégré avec Wialon pour fournir au client des données de suivi GPS et des informations sur le comportement du conducteur.

KLOUDIP a organisé des sessions de formation pour chaque unité commerciale du client, réparties en quatre types d'utilisateurs : passagers, responsables, répartiteurs et conducteurs. 

Le partenaire Wialon a également créé des vidéos de formation pour aider les employés du client à utiliser efficacement la plateforme de gestion du transport des employés. Les utilisateurs peuvent y accéder à la demande lorsqu'ils ont besoin d'apprendre à utiliser certaines fonctionnalités de GOFER. 

Kloudip a mis en place un système de tickets de support pour traiter les problèmes et les questions du client.