Sistema de gestão de transporte de funcionários para uma empresa de vestuário no Sri Lanka

Problema

A Brandix Apparel é a maior exportadora de vestuário do Sri Lanka, contribuindo com mais de 3% do PIB do país. A empresa utiliza mais de 1.000 veículos, gerenciados por 23 unidades de negócios, para transportar cerca de 20.000 funcionários — tanto em horários programados quanto sob demanda, em situações como deslocamentos entre unidades, visitas a clientes e fornecedores, entre outras. Diante disso, a Brandix Apparel buscava uma solução de gestão de transporte de funcionários para organizar e otimizar essa operação em larga escala.

• A frota é alugada de diversos proprietários de veículos, que recebem mensalmente conforme uma tarifa por quilômetro previamente acordada. Na maioria dos casos, cada proprietário fornece apenas um veículo, o que faz com que o número de proprietários seja praticamente o mesmo que o número de veículos — um fator que complica bastante o gerenciamento logístico.
• A empresa precisava lidar com cerca de 50.000 solicitações de transporte por mês.
• Durante as viagens aprovadas, eram frequentes os casos de uso indevido dos veículos. Sem uma solução adequada, era difícil comprovar desvios ou abusos. Por isso, mesmo quando surgiam dúvidas, os conflitos geralmente eram resolvidos em favor dos proprietários dos veículos.
• Outro obstáculo era a impossibilidade de compartilhamento de viagens entre funcionários de diferentes departamentos que tinham o mesmo destino. Isso acontecia porque cada unidade de negócios cuidava das suas próprias rotas, de forma isolada. Como resultado, vários veículos acabavam fazendo o mesmo trajeto, aumentando os custos de maneira desnecessária.
• Além disso, o orçamento destinado ao transporte era frequentemente excedido. Uma plataforma de gestão ajudaria a definir limites e evitar pagamentos indevidos.
• Também havia desperdício nos trajetos diários programados, que tinham valores fixos mesmo quando parte dos funcionários estava ausente e a quilometragem efetiva era menor. Devido à complexidade dos cálculos, o pagamento era feito integralmente, sem ajustes.

Solução

A Brandix Apparel recorreu à KLOUDIP, parceiro Wialon no Sri Lanka, para obter uma solução de gestão de transporte de funcionários capaz de tornar mais eficiente toda a operação corporativa. A solução é composta por GOFER, a plataforma de gestão de transporte de funcionários alimentada pelo flespi; Wialon, a plataforma de rastreamento GPS e IoT; rastreadores Xirgo FMS500 Light e Concox GV26, instalados em todos os veículos. Essa combinação ofereceu uma ampla gama de funcionalidades e benefícios para a Brandix Apparel:

• Os funcionários fazem a solicitação de veículos pela plataforma GOFER e aguardam a aprovação do gestor. Após a aprovação, o despachante atribui a viagem a um motorista. O motorista então aceita a viagem e se dirige ao local especificado para pegar o funcionário.
• Despachantes podem configurar viagens recorrentes com múltiplos pontos de embarque e desembarque.
• Motoristas recebem pagamento pelas viagens concluídas com base na quilometragem estimada ou real.
• Funcionários podem solicitar viagens compartilhadas, bastando informar os diferentes pontos de embarque ao fazer o pedido.
• Gestores podem visualizar todas as viagens pendentes, incluindo distância estimada, custo estimado, local de partida e destino.
• Se a viagem for recusada, o funcionário recebe uma notificação com o motivo.
• O despachante pode filtrar viagens por motorista a qualquer momento, selecionando aquelas concluídas para pagar com base na quilometragem real ou pré-estimada.
• A plataforma permite configurar um orçamento máximo para transporte. Se o custo da viagem exceder esse limite, ela é automaticamente rejeitada.
• O GOFER foi integrado ao Wialon para fornecer dados de rastreamento GPS e comportamento dos motoristas.

O parceiro Wialon KLOUDIP organizou sessões de treinamento em todas as unidades de negócios da Brandix Apparel, distribuídas entre os quatro tipos de usuário: passageiros, gestores, despachantes e motoristas.

A KLOUDIP também criou vídeos tutoriais para ajudar os funcionários a utilizarem a plataforma de maneira eficaz. Eles podem acessar os vídeos sob demanda, sempre que precisarem aprender como usar determinadas funcionalidades do GOFER.

A KLOUDIP introduziu um sistema de suporte via tickets para tratar problemas e dúvidas dos funcionários.