Sistema de gestión de transporte de empleados para una empresa textil en Sri Lanka

Problema

Brandix Apparel es el mayor exportador de prendas de vestir de Sri Lanka que contribuye a más del 3% del PIB del país. 23 unidades de negocio gestionan más de 1000 vehículos para recoger alrededor de 20 000 empleados y transportar al personal entre varias instalaciones, visitar clientes/proveedores, etc. La empresa estuvo buscando un sistema de gestión de transporte de empleados para facilitar la gestión del transporte corporativo.

• Brandix Apparel alquila su flota de múltiples propietarios de vehículos a quienes se les paga mensualmente una tarifa basada en el kilómetraje según lo acordado previamente. En general, cada propietario proporciona un solo vehículo. Por lo tanto, el número de propietarios de vehículos equivale al número de unidades de transporte, lo que  dificulta considerablemente la gestión del transporte.
• La empresa tenía que tratar 50 000 peticiones de transporte cada mes.
• Además, tenían lugar viajes no autorizados. Sin un sistema de gestión de transporte de empleados, era difícil detectarlo. De este modo, incluso cuando surgían dudas, tales discusiones generalmente se resolvían a favor de los propietarios de vehículos.
• Cuando varios empleados de diferentes departamentos iban en la misma dirección, era imposible compartir viajes. Cada unidad de negocio tenía su propio equipo independiente que organizaba y gestionaba tales viajes, lo que aumentaba los gastos no deseados.
• A menudo, los empleados excedían el presupuesto de transporte. Un sistema de gestión de transporte de empleados eficaz podría ayudar a la empresa a establecer presupuestos y evitar sobrepagos.
• Los viajes diarios programados tenian un precio fijado. Incluso si algunos empleados estuvieran ausentes en ciertos días, el pago de un viaje seguiría siendo el mismo debido a la complejidad de los cálculos.

Solución

Brandix Apparel se dirigió al socio de Wialon, KLOUDIP, Sri Lanka, para obtener un sistema de gestión de transporte de empleados que permitiera a la empresa de confección optimizar el transporte de personal.

La solución ofrecida se compone de la plataforma GOFER para la gestión del transporte de personal que utiliza la tecnología de flespi, la plataforma Wialon para localización GPS y IoT y los localizadores Xirgo FMS500 Light y Concox GV26 que fueron instalados en todos los vehículos. Esta combinación ofrece una impresionante lista de nuevas características para el cliente:

• El empleado del cliente solicita vehículos a través de la plataforma de gestión de transporte de empleados GOFER y espera la aprobación del gerente. Una vez aprobado el viaje, el operador lo asigna a un conductor. El conductor acepta el viaje y se dirige a recoger al empleado en el lugar especificado.
• Los operadores pueden reservar vehículos para próximos viajes y programar puntos para recoger y dejar a pasajeros.
• Se puede pagar a los conductores por los viajes según el kilometraje estimado o real.
• Los empleados pueden reservar un viaje compartido. Solo necesitan especificar varios puntos de recogida en su solicitud.
• Los operadores pueden ver los viajes pendientes de aprobación, la distancia y el costo estimados, la ubicación inicial y final del viaje.
• Si el administrador rechaza el viaje, el empleado recibe una notificación con el motivo.
• El operador puede utilizar filtros por conductor y seleccionar viajes realizados para pagar por kilometraje real o preestimado.
• El sistema de gestión de transporte de empleados permite establecer un presupuesto para el transporte. Si el costo del viaje excede el presupuesto, será rechazado.
• La integración de GOFER con Wialon permite proporcionar al cliente datos de seguimiento GPS e información sobre el comportamiento del conductor.

KLOUDIP organizó sesiones de capacitación para cada división del cliente que se ocupan de cuatro tipos de usuarios: pasajeros, gerentes, operadores y conductores.

El socio de Wialon también creó vídeos de capacitación para ayudar a los empleados del cliente a usar el sistema de gestion de transporte de empleados de manera efectiva.

KLOUDIP implementó un sistema de tickets para prestar el soporte técnico al cliente.